前回に引き続き、ビジネスでのメールのマナーについてです。前回の記事では、登録名と件名、言葉遣いについて紹介しました。今回は本文について紹介したいと思います。

宛先と署名は必ず入れる

LINEなどのSNSに慣れていると、宛先や署名を入れることはあまりないかと思います。メールではいきなり内容から入らずに1行目には宛先を入れましょう。

相手の名前が分かるのであれば、

株式会社〇〇
人事部人事課 課長
××様

 

このような書き方が一番丁寧です。送り間違いではないことを示す意味ですので、必ず宛先を入れましょう。やりとりが続いている場合は名前だけでも構いませんが、必ず宛先は忘れずに入れましょう。

名前が分からない場合は、

株式会社〇〇
新卒採用ご担当者様

 

このような書き方でも構いません。

また、文末には署名を入れます。こちらもやりとりが続いていれば名字のみにする場合がありますが、基本的にはフルネーム+所属(大学名や学部学科)、連絡先(電話番号とメールアドレス、住所)を入れるのがいいでしょう。企業の担当者が書類を郵送したり、電話やメールで連絡する場合、署名にすべて入っていると親切ですよね。

挨拶を文頭と文末に入れる

 宛先と署名以外にも大切にしてほしいのが文頭・文末です。まず、宛先の次には挨拶を入れます。これはメールの内容や関係性によって変わりますが、「お世話になっております(なります)。」「突然のご連絡失礼いたします。」などが一般的でしょうか。2行目では名乗ることも忘れないでくださいね。

お世話になっております。
〇〇大学の××と申します。

 

このような形が自然です。

文末には改めて挨拶を1行はさみます。「よろしくお願いいたします。」が最も多く使われますが、その前に、「何卒、」「恐れ入りますが、」「お手数おかけしますが、」「今後とも、」などを場合によって使い分けてメールを締めます。

内容は簡潔に分かりやすく

さて、宛先と署名、挨拶を入れたらいよいよ本文です。前回の記事の敬語に気を付けながら作成します。メールは電話と違い、文面に残せるという利点があります。しかし、分かりにくい文章になってしまうと、その場で説明できないため、分かりやすさが求められます。

・メールの趣旨は何か

・相手に何を求めているか

などは必ず伝わるように心がけましょう。

最後に

最後に、メールの例文をのせておきます。もちろんメールを送る状況は様々なので、1つの正解があるわけではありません。臨機応変に、かつ失礼のないように、かつ分かりやすくが求められますが、最初は徐々に慣れていきましょう。

株式会社Nijiリクルーティング
管理部 人事 採用担当
△△様

お世話になっております。
××大学の〇〇と申します。

6/1(水) 10時に予約をさせていただいた2次選考の件でご連絡しております。
所属しております研究室の発表会のため、貴社へお伺いすることが難しくなってしまいました。
大変恐縮なのですが、日程を変更させていただけますでしょうか?誠に申し訳ございません。

以下に私がお伺いできる日程を記載しております。

6/3(金)9時~16時
6/6(月)10時~17時
6/10(金)12時~14時

恐れ入りますが、再度ご調整いただけますと幸いです。
何卒、よろしくお願いいたします。

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××大学 経済学部 経営学科
〇〇 千明
E-mail: chiaki@00-univ.co.jp
〒105-0021東京都港区東新橋2-4-1
自宅Tel; 03-0000-0000
携帯Tel: 090-0000-0000
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