就職活動時には、企業の担当者と電話をする機会があると思います。しかし、電話に慣れるまでは緊張もしますし、言葉遣いなどなかなか難しいですよね。メールであれば時間をかけて考えたり、誰かに確認してもらえますが、電話にはそんな余裕はありません。今回は、電話をする際に気をつけたいこと前編です。

電話をする前に確認すること

もちろんですが、何も考えずにいきなり電話をしては企業に迷惑がかかります。かける前は以下に気を付けましょう。

電話できる環境かどうか

電話を掛ける際には、うるさくて聞き取れない、地下で電波が通じないなどは大変失礼です。なるべく移動中などは避け、室内など静かな場所から電話をするようにしましょう。

時間帯に気を付ける

土日が休みの会社であれば、週明け月曜日は忙しい場合が多いです。月曜にかける場合は午前中は避けた方が無難です。12時~13時頃は、昼休みをとっている場合が多いです。担当者が席を外していることも多いので、できればこの時間帯は避けましょう。同じく、夜遅くなど既に退勤している可能性がある時間帯も避けましょう。定時が調べられればその時間内が理想です。

シミュレーションをしておく

具体的な話す流れはこのあと記述しますが、今回の電話で伝えたいことや電話の流れはかける前にある程度考えておきましょう

電話をかけてからの流れ

必ず最初は挨拶+名乗ること

電話がつながると、まずは向こうが社名を名乗ります。そのあとに、必ず挨拶をし、大学名と名前を名乗りましょう。

例1)「突然のお電話失礼いたします。〇〇大学の××と申します。」

例2)「いつも大変お世話になっております。〇〇大学の××と申します。」

用件を伝えるor担当者に代わってもらうようお願いする

個人の携帯電話であれば必要ありませんが、会社の番号の場合出た方はおそらくあなたの話したい相手ではないでしょう。どんな用件で電話をかけているのか、または話したい相手の名前が分かるのであれば、それを伝えましょう。学生でこれを確認せずに、いきなり話し始めてしまう方が多いです。基本的に最初に電話に出た人は受付で、伝えたい内容についてわからないと思っていていいと思います。

例1)「御社の募集要項についてお伺いさせていただきたくお電話しております。新卒採用担当の方はいらっしゃいますでしょうか。」

例2)「人事部 部長の〇〇様をお願いできますでしょうか。」

 

後編では担当者につながった場合とつながらなかった場合、それぞれの流れについて紹介します。