就職活動時には、企業の担当者と電話をする機会があると思います。しかし、電話に慣れるまでは緊張もしますし、言葉遣いなどなかなか難しいですよね。メールであれば時間をかけて考えたり、誰かに確認してもらえますが、電話にはそんな余裕はありません。今回は、電話をする際に気をつけたいこと後編です。【前編はこちら】

(つながった場合)簡潔に用件を伝える

担当者とお話できた場合です。相手は仕事中の為、基本的に忙しいと思ってください。時間を頂いて電話をしてもらっているので、挨拶と再度名乗ったのちに、手短に用件を伝えましょう。

例)「ご対応ありがとうございます。〇〇大学の××と申します。~~~についてお話したいのですが、3分ほどお時間よろしいでしょうか。」

最初に以上のような断りを入れると印象もよくなるでしょう。

内容を確認した後に挨拶し、電話を切る

内容をきちんと伝えた後に、いきなり切るのは失礼です。電話がメールと違うのは、話した内容が文字に残らないことです。電話を切る前に、今回電話で話した内容を改めて確認するといいでしょう。

例)「かしこまりました。それでは来月4日の16時に、お伺いいたします。」

電話を切る前は、改めて時間をいただいたことにお礼し、電話を切りましょう。

例)「お時間いただきありがとうございました。当日よろしくお願いいたします。失礼します。」

 

(つながらなかった場合)この後のアクションを伝える

話したい担当者が外出していたり、会議に入っている場合は、再度電話で話す必要があります。その際一番はっきりさせておかなければいけないのは、こちらからまた電話をかけるのか、担当者に電話をかけてもらいたいのか、ということです。基本的に相手に手間をとらせてしまうので、こちらからかけなおした方がいいです。その際都合のいい時間帯も一緒に確認しておけば、何度も電話で話せないことがなくなるのでベターです。

例)「また改めてお電話差し上げたいのですが、〇〇様のお戻りのお時間はお分かりになりますでしょうか」

なかなか電話で話せない場合は、折り返しのお電話をお願いするか、伝言を頼みましょう。メールアドレスが分かればメールしてしまうのも一つの方法です。

かけた後にすること

電話は話したことが残らないので、必ずメモでどこかに内容を残しましょう。特にまたこちらから何時ごろにかけなおすと伝えた場合は、忘れてしまうのはとても失礼なことなので、スケジュール帳に記入するなどして管理しておきましょう。

おまけ:電話を受ける際の注意点

企業から電話が来ることもあるかと思います。その際は友達からの電話と同じように受けては失礼ですので、簡単に紹介しておきます。

基本的に番号は登録しておく

電話が来た際に準備することができますし、こちらからかける際にも便利です。

きちんと名乗る

「はい」「もしもし」だけでは失礼にあたります。かけ間違いの可能性をなくす意味でもまずは簡単に名乗りましょう。「はい、佐藤です」程度で構いません。

メモとスケジュール帳は用意しておく

きちんと予定が分かり、メモがとれる状態で出ましょう。難しいようであれば電話に出てそれをきちんと伝えるか、それも難しければあとでかけなおしましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。電話で常に注意していて欲しいのは、貴重な時間を貰っている、ということです。失礼にあたらないように、しっかりと準備をして電話するようにしましょう。